Vrendly Blog Downloads tel: 085 888 36 82
Vrendly Debiteurenbeheer | Hoe schrijf je een goede herinneringsbrief? (Met voorbeeld!)

Hoe schrijf je een goede herinneringsbrief? (Met voorbeeld!)

Als ondernemer ontkom je er helaas niet aan; het hebben van een goede herinneringsbrief. In Nederland heeft bijna 90% van de ondernemers te maken met wanbetalers. Eerder gaven we al een aantal tips die ervoor zorgen dat jij minder last hebt van wanbetalers, maar hoe kun je een wanbetaler het beste aanschrijven?

VOORUITBETALEN GEEN OPTIE

Om te voorkomen dat debiteuren jou niet op tijd betalen kun je natuurlijk een vooruitbetaling eisen. Helaas is dit in veel branches niet gebruikelijk en ben je als ondernemer wel genoodzaakt om pas na levering van jouw dienst of product te factureren. Gevolg hiervan is dat je moet accepteren dat er klanten zijn die het niet zo nauw nemen met de betalingstermijn of jouw factuur wellicht over het hoofd hebben gezien (meestal het geval als wij de debiteur aanspreken;). Zo'n debiteur zul je moeten herinneren aan de openstaande factuur.

DE BETALINGSHERINNERING

Het herinneren van je debiteuren aan openstaande facturen wordt niet als leuk ervaren door de meeste ondernemers en hun personeel. Gelukkig kun je het jezelf wel makkelijker maken en daarmee een hoop ergernis besparen. Snel ingrijpen als je ziet dat de betalingstermijn niet gehaald is is in deze gevallen cruciaal. Stuur daarom altijd een vast aantal dagen nadat de betalingstermijn van een factuur is verstreken een herinnering.

Een periode van circa drie tot zeven dagen is daarbij een goed uitgangspunt. Actie is reactie wordt vaak gezegd en gaat zeker op voor het herinneren aan een openstaande factuur. Je laat de debiteur zo weten dat je serieus bent. Uit ervaring weten wij dat je je klanten wat dit betreft moet “opvoeden”. Wacht jij lang met herinneren, dan zal een debiteur doorgaans ook weinig haast maken met betalen.

EEN GOEDE HERINNERING

Oke je weet dus dat snel achter je debiteuren aan gaan helpt, maar wat moet er in een goede herinnering staan? Vermeld in je herinnering in ieder geval een duidelijke termijn waarbinnen jij betaling verwacht, bijvoorbeeld zeven dagen, hij is immers al te laat dus maak de termijn niet te ruim. Zorg dat de tekst neutraal en vriendelijk is en dreig niet direct met maatregelen. Je weet immers niet altijd waarom een factuur nog niet voldaan is. Met een te stevige brief kun je jullie relatie onnodig schade toebrengen en een klant voorgoed verliezen.

Vermeld op de herinnering nooit dat het om een “eerste herinnering” gaat. Zo lijkt het immers net of er nog een tweede of derde aankomt. Dit wil je niet, je debiteur moet immers in een keer betalen.

Wil je je debiteur helemaal goed van dienst zijn stuur dan meteen de originele factuur mee. Zo bied jij je debiteur niet de mogelijkheid om deze eerst nog op te vragen alvorens er tot betaling overgegaan kan worden.

VOORBEELD HERINNERINGSBRIEF

Om je alvast op weg te helpen hebben we hieronder een voorbeeldbrief opgenomen. Deze kun je eenvoudig invullen en zo naar je debiteur verzenden.

Over Vrendly

Vrendly zorgt ervoor dat ondernemers sneller betaald krijgen zonder verlies van de goede klantrelatie. Last van slecht betalende klanten en wil jij minder tijd kwijt zijn aan deze klanten? Neem dan contact met ons op of probeer gratis 1 maand Vrendly. Wij spreken jouw slecht betalende klanten op een vriendelijke en correcte wijze aan (via mail, sms en brief). Jij hebt hier geen omkijken naar en wij laten het jou weten zodra een (iDEAL) betaling binnen is. Meld je nu direct aan of neem contact met ons op via info@vrendly.nl.

arrow_backterug