Vrendly Blog Downloads tel: 085 888 36 82
Vrendly Debiteurenbeheer | Hoe kun jij je debiteurenbeheer succesvol automatiseren?

Hoe kun jij je debiteurenbeheer succesvol automatiseren?

Eerder heb je de voordelen van het automatiseren van je debiteurenbeheer kunnen lezen. Heeft dit je overtuigd en wil jij nu ook geautomatiseerd je debiteuren beheren, lees dan verder.

Waar begin je mee?

Voordat jij kunt beginnen met het automatiseren van je debiteurenbeheer zul je moeten zorgen voor een goede administratie. Facturen in Word aanmaken is heel laagdrempelig, maar zorgt ervoor dat het lastiger wordt om te automatiseren. Maak dan ook gebruik van een online administratiepakket. Zo heb je altijd en overal inzicht in je administratie. Bovendien zijn de meeste systemen goed te koppelen met externe partijen.

Benodigde gegevens

Factureer je eenmaal vanuit een online administratiepakket dan ben je klaar voor stap 2. Om je debiteuren optimaal te kunnen bereiken is het tegenwoordig niet langer voldoende om enkel gebruik te maken van een vestigingsadres. Er zijn gelukkig nog andere (en efficiëntere) methoden om je debiteur te bereiken. Wist jij bijvoorbeeld dat 90% van de mensen een sms binnen 3 minuten na ontvangst leest? Ook een e-mail heeft veel voordelen. Zo kunnen veel systemen bijvoorbeeld aantonen of een mail is gelezen en waar de lezer op heeft geklikt. Dit bespaart jou een aangetekend schrijven en dus veel moeite en extra kosten. Zorg er dan ook voor dat je in ieder geval over de volgende gegevens beschikt;

  • correct adres,
  • contactpersoon,
  • mailadres,
  • 06- nummer van de contactpersoon.

Welk systeem te gebruiken?

Er wordt gefactureerd vanuit een online administratiepakket en je hebt alle contactgegevens paraat, goed nieuws! Je bent klaar om te automatiseren. In veel online administratiepakketten zit al een optie om automatisch een herinnering per mail te verzenden. Dit is al een grote verbetering ten opzichte van het zelf mailen met de debiteur, maar wil je echt professioneel te werk gaan dan voldoet dit vaak niet zoals we eerder al gelezen hebben. Een specialistisch pakket biedt meer voordelen ten opzichte van standaard administratiesoftware. Bovendien zijn vrijwel alle online administratiepakketten goed te koppelen waardoor het niet langer noodzakelijk is om alles bij 1 aanbieder af te nemen. Kies je voor een systeem dat jouw debiteuren gaat automatiseren let dan vooral op de volgende zaken;

  • kan ik blijven factureren met mijn huidige pakket,
  • pas op voor hoge implementatiekosten,
  • hoe makkelijk kan ik koppelen met mijn administratiepakket,
  • is het een realtime koppeling of wordt deze dagelijks geüpdatet,
  • vindt er track and trace plaats van de verzonden berichten,
  • worden er extra kosten gerekend voor de implementatie van een iDEAL link,
  • hoe eenvoudig is het systeem in het dagelijks gebruik.

Resultaten

Heb jij je administratiepakket gekoppeld aan een pakket dat jouw debiteurenbeheer kan automatiseren dan moet jij snel resultaat kunnen zien. Is jouw debiteurenbeheer succesvol geautomatiseerd dan zouden in ieder geval de volgende verbeteringen op moeten treden;

  • snellere betaling,
  • lastenverlichting personeel,
  • overal kosten debiteurenbeheer omlaag,
  • adequate en correcte opvolging zonder menselijke tussenkomst,
  • verbetering van de cashflow.

Daarnaast bieden sommige pakketten ook goede rapportagemogelijkheden en kunnen ze in sommige gevallen zelfs “voorspellen” wanneer jij betalingen zult ontvangen.

Over Vrendly

Vrendly zorgt ervoor dat ondernemers sneller betaald krijgen zonder verlies van de goede klantrelatie. Last van slecht betalende klanten en wil jij minder tijd kwijt zijn aan deze klanten? Neem dan contact met ons op of probeer gratis 1 maand Vrendly. Wij spreken jouw slecht betalende klanten op een vriendelijke en correcte wijze aan (via mail, sms en brief). Jij hebt hier geen omkijken naar en wij laten het jou weten zodra een (iDEAL) betaling binnen is. Meld je nu direct aan of neem contact met ons op via info@vrendly.nl.

arrow_backterug